Como algunos sabrán, próximamente el SAT podrá contar con mayores elementos para realizar actos de fiscalización, pues podrá acceder desde su sistema a la contabilidad de todos los contribuyentes.
Lo anterior es así, pues de acuerdo al artículo 28 fracciones III y IV del CFF, desde el 01 de julio de 2014, los pagadores de impuestos deben llevar su contabilidad en medios electrónicos e ingresarla a la página de internet de ese organismo.
No obstante que esta nueva disposición actualmente se encuentra vigente, dada la complejidad para el cumplimiento de esta obligación, se ha otorgado una prórroga para que el primer envío se haga en octubre de este año.
De acuerdo al Código Fiscal de la Federación, la contabilidad se integra por: libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros contables, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistema electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, la que obliguen otras leyes y los equipos de control volumétricos de combustibles de contribuyentes del IEPS.
Como previamente lo comentamos por regla general, es obligación de todos los contribuyentes llevar su contabilidad en medios electrónicos e ingresarla a la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, sin embargo; hay que tener en cuenta que existen excepciones a esta Regla, esto es, sujetos exentos de la contabilidad electrónica, los cuales son los siguientes: Personas físicas obligadas a llevar su contabilidad con la aplicación “MIS CUENTAS”, como son los contribuyentes del RIF, así como los que obtengan ingresos por actividades empresariales y profesionales y opten por utilizar dicha aplicación; Personas físicas con ingresos, por arrendamiento que opten por aplicar la deducción opcional del 35%. Sin embargo, para efectos del IVA si deben de llevar contabilidad por lo que es necesario que la autoridad precise la forma en que debe cumplirse con esta obligación; Asalariados y asimilados a salariados, por dichos ingresos.
Así también, no estarán obligados a llevar contabilidad electrónica quienes obtengan ingresos de los capítulos de enajenación de bienes, adquisición de bienes, intereses, premios, dividendos y de los demás ingresos que obtengan las personas físicas; La federación, las entidades federativas, los municipios y las instituciones que por ley estén obligadas a entregar al Gobierno Federal el importe íntegro de su remanente de operación; Organismos descentralizados que no tributen conforme al Título II de la LISR; Residentes en el extranjero con fuente de riqueza en territorio nacional.
Por otra parte, recomendamos tener en cuenta aspectos importantes para llevar una correcta contabilidad, como es el de llevar registros o asientos en medios electrónicos y que la documentación comprobatoria debe estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente. Para esto debe conservarse toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde se almacenan y procesan los datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las autoridades fiscales el equipo y sus operaciones cuando estas ejerzan sus facultades de comprobación.
Así también, es importante contemplar que el pasado 04 de julio del presente año, se publicaron las modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, específicamente, en la regla I.2.8.6, se establece que los sistemas electrónicos en que se lleva la contabilidad deben tener la capacidad de generar archivos en formato XML, que contengan: 1.- Catálogo de cuentas utilizado en el periodo, al cual se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenidos en el Anexo 24, apartados A y B, de la Resolución mencionada; 2.- Balanza de comprobación de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden, que incluyan: Saldos iniciales, Movimientos del periodo, Saldos finales y 3.- Información de las pólizas generadas incluyendo: detalle por transacción, cuentas, subcuenta, partida, sus auxiliares.En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación, los impuestos con las distintas tasas, cuotas y las actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de este.
En sí, en la mencionada Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, se aclaran y precisan otros aspectos especiales que deberán tomarse en cuenta para un cabal cumplimiento de esta obligación.
Por último, señalamos que en base a esta nueva modalidad de cumplimiento, es de vital importancia que todo contribuyente tiene que estar actualizado en los medios electrónicos autorizados por la autoridad, ya que no es una opción para poder presentar la contabilidad sino que ahora es obligatorio.
Definitivamente para cumplir en tiempo y forma con esta obligación de contabilidad electrónica requerirá que los contribuyentes revisen sus procesos de trabajo, registro contable, cobranza, pagos, etc, lo que posiblemente generará nuevas cargas administrativas.
Por último, es importante que los pagadores de impuestos también estén bien informados sobre los plazos y formas en las que deben cumplirse las obligaciones inherentes a la contabilidad electrónica, y en su caso las alternativas legales con las que cuenta para el caso de ser sancionado por algún incumplimiento sobre esta obligación.
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